Tietosuojaseloste
Koskee Spotin asuntoportaalia (app.spotapartments.fi) ja siihen kirjautuvia omistajia, asukkaita ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä.
Päivitetty 10.9.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Spot Apartments Oy, y-tunnus 3233338-7, Mannerheimintie 109, 00280 Helsinki.
Tietosuoja-asioissa ota yhteyttä: spotapartments.fi/yhteystiedot. Emme ole nimenneet erillistä tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä toiminnaltamme edellytä.
2. Mitä tietoja käsittelemme
Keräämme vain sen, mitä palvelun toimittaminen edellyttää:
| Ryhmä | Tiedot | Mistä saamme |
|---|---|---|
| Kaikki käyttäjät | Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli (omistaja / asukas / yritysasiakkaan yhteyshenkilö), kirjautumistapahtumat | Sinulta itseltäsi tai työnantajaltasi; kirjautumistiedot tunnistautumispalvelun kautta |
| Asunnon omistajat | Y-tunnus tai henkilötunnus, IBAN-tilinumero, asunnon osoite ja tiedot, kuvat, hinnat ja tilitykset | Sinulta itseltäsi ilmoituslomakkeella tai omistajaportaalissa |
| Asukkaat | Varausjaksot, asunnon käyttöön liittyvät tiedot, tukipyynnöt ja viestit | Yritysasiakkaalta ja sinulta itseltäsi |
| Yritysasiakkaat | Yhteyshenkilöiden yhteystiedot, varaukset, laskut ja laskutustiedot | Yritykseltä ja sen yhteyshenkilöiltä |
Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esimerkiksi terveystietoja) emmekä tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
| Mihin | Oikeusperuste |
|---|---|
| Käyttäjätilin luonti ja kirjautuminen, asunnon julkaisu, varaukset, viestintä ja tuki | Sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (GDPR 6.1 b) |
| Laskutus, omistajatilitykset ja kirjanpito | Lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1 c) sekä sopimus (6.1 b) |
| Palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja lokitus | Oikeutettu etu (GDPR 6.1 f) — palvelun ja sen käyttäjien suojaaminen |
| Henkilötunnuksen käsittely omistajan tilityksissä ja verotukseen liittyvissä velvoitteissa | Tietosuojalain (1050/2018) 29 §: maksaminen, perintä ja lakisääteinen velvoite. Henkilötunnusta ei käytetä tunnistautumiseen eikä sitä näytetä muille käyttäjille. |
4. Google-kirjautuminen
Voit kirjautua palveluun Google-tililläsi. Silloin Google välittää meille vain ne tiedot, jotka näet suostumusruudulla ennen hyväksymistä: nimen, sähköpostiosoitteen, profiilikuvan ja Google-tilisi tunnisteen.
Käytämme näitä tietoja ainoastaan käyttäjätilisi luomiseen ja sinun tunnistamiseesi kirjautumisen yhteydessä. Emme käytä niitä mainontaan, emme myy niitä, emme luovuta niitä kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksessa emmekä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen. Emme pyydä pääsyä Gmailiin, yhteystietoihisi, kalenteriisi, Google Driveen tai muuhun Google-tilisi sisältöön.
Emme koskaan näe Google-salasanaasi: tunnistautuminen tapahtuu Googlen omalla sivulla, ja me saamme vain edellä luetellut tiedot. Kirjautumisen teknisenä toteuttajana toimii Clerk (ks. §6).
Voit peruuttaa Spotille antamasi oikeuden milloin tahansa osoitteessa myaccount.google.com/permissions. Peruutus estää jatkossa Google-kirjautumisen, mutta ei yksinään poista käyttäjätiliäsi tai palveluun jo tallennettuja tietoja — tilin poistoa pyydetään §9:n mukaisesti.
5. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Käytämme vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: kirjautumisistunnon ylläpito ja tietoturva (mm. istuntoevästeet). Emme käytä mainonnan tai seurannan evästeitä emmekä kolmansien osapuolten analytiikkaa.
Karttanäkymissä selaimesi hakee karttakuvat CARTO:n palvelusta, jolloin CARTO näkee selaimesi IP-osoitteen. Karttoja käytetään vain asuntojen sijainnin näyttämiseen.
6. Kenelle tietoja luovutetaan
Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä kolmansille markkinointitarkoituksessa. Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat, joiden kanssa on tietojenkäsittelysopimus:
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| Clerk | Käyttäjätilit, kirjautuminen ja istunnot | Yhdysvallat |
| Fly.io | Sovelluksen ja tietokannan käyttöpalvelu | Tukholma, EU |
| Tigris | Tiedostojen tallennus (asuntokuvat, lasku- ja tilitys-PDF:t) | Yhdysvallat / maailmanlaajuinen |
| Resend | Palvelun lähettämät sähköpostit | Yhdysvallat |
| CARTO | Karttakuvat selaimeen | EU / Yhdysvallat |
Lisäksi tietoja luovutetaan tilitoimistolle ja viranomaisille siltä osin kuin kirjanpito-, vero- tai muu lainsäädäntö sitä edellyttää.
Yritysasiakkaan (työnantajan) HR-yhteyshenkilö näkee oman organisaationsa varaukset ja asukkaat. Asunnon omistaja näkee omien asuntojensa varausjaksot ja tilitykset, mutta ei yritysasiakkaan hinnoittelua eikä muiden omistajien tietoja.
7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Osa yllä luetelluista palveluntarjoajista toimii Yhdysvalloissa, joten henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Siirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai siihen, että vastaanottaja on liittynyt EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework).
8. Säilytysaika
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Kirjanpitoaineisto: laskut, tilitykset ja niihin liittyvät tositteet | Kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Annettua tositetta ei lain mukaan saa muuttaa eikä poistaa. |
| Käyttäjätili ja yhteystiedot | Asiakassuhteen ajan ja enintään 12 kuukautta sen päättymisestä |
| Omistajan IBAN ja henkilötunnus | Niin kauan kuin tilityksiä maksetaan, sekä kirjanpitoaineiston osalta yllä mainitun ajan |
| Varaus- ja asumishistoria | 5 vuotta varauksen päättymisestä (vastuukysymykset) |
| Tuki- ja viestihistoria | 2 vuotta viimeisestä viestistä |
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisen tiedon oikaisua
- pyytää tietojesi poistamista siltä osin kuin laki sen sallii
- pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)
- peruuttaa antamasi suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
Kirjanpitoaineistoa ei voi poistaa säilytysaikana, eikä annettua laskua tai tilitystä muuteta jälkikäteen — virhe korjataan hyvityslaskulla. Tämä johtuu kirjanpitolaista, ei valinnastamme.
Pyynnöt yhteystietosivun kautta. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos et ole tyytyväinen, voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle: tietosuoja.fi.
10. Tietojen suojaaminen
Yhteydet palveluun on salattu (HTTPS), ja tietokantayhteys on salattu myös verkon sisällä. Pääsy tietoihin on roolikohtainen: jokainen kysely rajataan käyttäjän omaan organisaatioon, omistukseen tai varaukseen. Arkaluontoiset tiedot (esimerkiksi ovikoodi) näkyvät vain sille asukkaalle, jonka varaus on kesken. Kertakäyttöiset kutsutunnukset tallennetaan vain tiivisteenä.
11. Muutokset
Kehitämme palvelua, joten tämä seloste voi muuttua. Sivun yläreunassa on päivityspäivämäärä. Jos muutos vaikuttaa olennaisesti siihen, miten tietojasi käsitellään, ilmoitamme siitä palvelussa tai sähköpostitse.